利用现代 IT 报告提高业务绩效


在现代,您的 IT 部门是您企业核心神经中枢的一部分。没有它,您的组织很快就会分崩离析。

但是,与许多其他行业类似,信息技术部门面临着一个古老的问题,即生成IT报告,通过帮助从数字数据浪潮中最大化价值来促进成功。虽然对于组织的成功和发展是不可或缺的,但如果无法从最重要的见解中获得可操作的见解,IT 报告可能会被认为是一种徒劳的练习。

作为 IT 主管,您可能听说过这样一个问题:“当月我们收到了多少支持票证?他们解决的速度有多快?如果没有能力回答这些问题,您成功支持 IT 部门的能力将受到阻碍。

但在这个数字时代,使用最先进的在线报告工具创建的动态现代 IT 分析工具可以帮助您为一系列紧迫的部门问题提供可行的答案。今天的 IT 管理报告将帮助您做出更明智、更有力的决策,有效地完成工作,并制定令人兴奋的新增长战略。

为了正确看待数字数据报告的力量,我们将探讨 IT 报告的作用、它的众多好处以及现实生活中的 IT 报告示例的组合。

让我们开始吧。

什么是 IT 报告?

利用现代 IT 报告提高业务绩效

IT 报告汇编了在特定时间段内跟踪的IT KPI集合,以评估与项目管理、帮助台问题(如工单状态及其解决方案)或更注重财务的成本和收入统计数据等相关的各种情况。

无论其性质如何,它们都能为读者提供价值,并且据说具有影响力。它们必须与公司的战略目标和优先事项保持一致,因此,它们的实现需要深思熟虑。目的不是跟踪每个可能的统计数据,因为您可能会被数据淹没并失去焦点。

通过了解您的核心业务目标并根据您的特定需求选择正确的关键绩效指标 (KPI) 和指标,您可以使用信息技术报告示例一目了然地可视化您最有价值的指标,快速自信地制定计划并做出关键决策。通过利用现代仪表板创建器,每个报告都可以轻松可视化,并提供高级交互可能性来探索和生成见解。

信息技术报告是帮助您的部门更顺畅、更有凝聚力和更成功地运行所需的交互式眼睛。现在我们将看看为什么会出现这种情况。

为什么需要 IT 报告?

在为您的 IT 部门制定业务战略时,您需要制定愿景、确定要实现的目标以及如何实现目标的明确路径。IT 报告可以帮助您展示您所处的每个阶段,并展示迄今为止取得的进展(或下降),以及您对这一进展的影响。

这就是为什么正确报告非常重要的原因。如果您报告的内容与更广泛的业务目标不一致,您最终可能会使 IT 部门(有时甚至是业务的其他部门)进一步分离。糟糕的报告也会危及最初确定的预算。

IT 报告的优势是什么?

IT 报告有很多好处。它不仅可以让您评估活动的当前状态,找出正在发生的事情和地点,而且还为您提供了它发生的证据。使用IT分析软件在这方面非常有用:通过在单一事实点中收集所有信息,您可以轻松地一次分析所有内容并创建可操作的IT仪表板。由于它们的即时性,您无需为永久同步而苦苦挣扎:您的所有数据始终是最新的。这是一项相当大的资产,可以轻松理解您活动的位和字节,并将这些见解转化为明智的业务决策。

通过专业的在线仪表板可视化的IT仪表板派上用场,因为它们可以一目了然地了解当前情况。就像你会回答“我有点压力”或“累但很高兴”,问别人你的感受如何,没有给他们一周内发生的一切,一份报告提供了活动的快照。它是一种非常有效的沟通工具,可以掌握团队的表现或与同事一起协作。

为了让您明白为什么需要为您的技术部门提供交互式 IT 报告模板和数字仪表板解决方案,以下是业务提升优势的简明摘要:

1. 改进决策:数字报告的直观视觉特性有助于在 IT 部门的所有关键方面做出更快速、更明智的决策。您不仅可以做出与您的部门相关的更好的高级选择,而且通过授权团队的其他成员轻松分析和深入了解重要的指标和见解,您将显着加速您的成功。

2. 包容性:扩展决策,由于这些类型的仪表板和报告提供了易于理解的数据可视化,您的 IT 部门的成员将能够轻松使用这些报告解决方案,即使在压力下也是如此。此类仪表板的图形性质还将使您和您的 IT 人员可以轻松地与其他部门有效地共享见解,而不会在翻译中丢失任何关键数据。

3. 敏捷性:由于每个现代 IT 报告模板都是完全可定制的,并且可以从多个移动设备的集中位置访问每个见解、在线数据可视化或 KPI,因此可以 24/7 全天候访问宝贵的基于 IT 的知识。由于 IT 部门是任何现代组织的命脉,这种对关键见解的敏捷访问级别将提高生产力并增加对不可预见的问题或技术问题的响应时间。

4. 更好的商业智能 (BI):通过使用现代BI 工具访问过去、实时和预测数据,您将 IT 部门的商业智能能力提高十倍,从而在此过程中领先一步。这些类型的信息中心是为增长和发展而设计的,通过采用它们,您将能够使您的 IT 部门比您想象的更强大。

5. 提高生产力和准确性:在业务中,在正确的时间提供正确的知识至关重要。无论是有问题的临时报告还是战略分析和开发,团队都需要随时获得正确的见解。通过利用 IT 流程的高级报告,每个团队成员都可以访问数据并立即提出问题、分享他们的发现并创建自己的分析。此外,通过在一周或一个月的特定日期自动交付见解,可以提高工作效率,专业人员可以将重点从报告创建转移到可操作的见解。

6.降低成本:企业需要尽可能降低成本,通过创建IT服务报告模板,您可以轻松调整显示的每个指标并将其用于将来的任何报告。这将使您能够节省时间,从而节省成本,否则这些成本会在无休止的静态报告和过时的信息中丢失。速度至关重要,现代解决方案有助于将所有数据集中在一个访问点上。

7. 信心:经营 IT 部门并非易事。每天都有无数的事情需要考虑,更不用说要关注的长期举措了。借助现代技术报告,您可以掌控自己的见解并改善部门沟通。反过来,这将给你更大的方向、能力和信心。

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IT 报告模板和示例

如前所述,技术风格的报告由一组 KPI 组成,旨在分析 IT 部门活动的特定部分。定义要衡量的内容后,您可以选择适当的指标,并通过有效的仪表板设计将其可视化。

这五个 IT 报告示例及其相关的关键绩效指标将基于 IT 的仪表板的强大功能置于实用的角度。

让我们从问题管理 IT 报告示例开始。

1. IT 问题管理仪表板

第一个 IT 报告模板涉及技术问题管理,对 IT 领导者特别有用。

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这个特定的IT报告示例确实概述了系统中发生的整体问题,并让每个人都知道正在发生什么以及发生的频率。该报告显示 3 台服务器的性能并跟踪多个指标:

  • 停机时间以百分比和分钟为单位表示
  • 发生的问题类型、它们引起的停机时间以及修复它们所需的工作量
  • 每千名最终用户的支持员工数量
  • 每个支持代理的未解决票证的百分比

这些指标将有助于确定问题是否得到有效管理以及技术性能是否正常。关键是要保持良好的系统性能,这样的IT运营报告模板当然可以在此过程中提供帮助。如果您发现效率低下和大量问题(例如,从 DNS 角度或硬件故障),则需要仔细查看发生了什么以及原因。另一个关键点是始终如一地寻找每千名最终用户的 IT 帮助员工,因为它将直接显示您的团队是否需要额外帮助以及雇用新候选人是否有意义。

我们的下一个仪表板有不同的 IT 重点,这与成本有关。

2. IT 成本仪表板

我们的第二个 IT 报告示例涉及 IT 部门的财务管理。

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这是决策的重要知识来源,因为它为高层管理人员和财务部门提供了准确的数据,这些数据涉及资源的使用方式、使用内容、数量以及您设法从中获得的利润。它分为四个不同的 KPI:

  • 一年的投资回报率 (ROI),表示 IT 投资的效率
  • IT 支出与预算的比较
  • 部门管理所涉及的所有不同费用的明细
  • 成本和产生的收入的比较

这些 KPI 显示了与成本相关的 IT 故事,可以为您提供用于优化当前成本管理的构建块。您可以看到投资回报率通常很高(超过 150%),并且随着时间的推移稳步上升,这是每个成功的成本管理策略的目标。通过在在线数据分析的帮助下监控这些与成本相关的指标中的每一个,IT团队,财务部门和管理层的每个人都可以立即深入了解IT项目的货币有效性。这样,可以立即识别并解决潜在问题。例如,如果您在硬件或软件部分发现更高的成本,则可以轻松调查发生了什么并集思广益,以尽可能降低每种成本。请记住根据业务需求进行优化,但如果不需要或会影响 IT 部门的运作,请不要削减。

我们的下一份报告详细介绍了项目管理,这对现代技术驱动的公司至关重要。

3. IT 项目管理仪表板

我们的第三个报告模板(非常适合用作 IT 部门月度报告样本)是当您需要正确概述您的 IT 项目以同时监督多项活动时,这是一项出色的资产。

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它跟踪执行项目所需的每项任务、其演变、您目前所处的位置以及延迟或需要采取行动的内容。通过此 IT 报告示例,您可以找到:

  • 项目总预算与已使用和剩余预算的比较
  • 逾期任务、延迟时间、其原始截止日期以及负责任务的员工
  • 每个员工肩上的工作量,直接影响他们按时交付任务的能力
  • 即将到来的截止日期:谁负责、任务类型、截止日期和工作量百分比

这种类型的项目管理仪表板是专门为适应许多不同的 IT 相关任务而开发的,以交付成功的项目。对规划、设计、开发和测试以及预计发布日期的清晰概述将清楚地显示团队当前工作的阶段,以及哪些任务和截止日期已过期或即将到来。项目预算和工作量清楚地显示了总预算、剩余预算以及团队中谁有时间承担额外任务和对一般组织的见解的概览。这些类型的商业智能解决方案有助于优化指标和自动化许多报告流程。例如,您可能会注意到某个团队成员的工作量较低,并且您有空间为他/她分配一些具有较高紧急级别的过期任务。

我们的下一个模板涉及战略监控和开发,对现代 CTO 和 CIO 很有用。

4. 首席技术官报告模板

高级管理人员的信息技术报告必须包括较长时间的战略规划和发展。首席技术官的任务是管理多个与IT相关的接触点,并确保内部和外部技术领域保持一致并具有增长潜力。这就是为什么创建报告对于管理和实现相同的增长至关重要的原因。在这里,我们将介绍一个专门为C级管理设计的IT月度报告模板。

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您可以立即发现 CTO 关注的 4 个重点:学习、内部、财务/客户和对战略进展至关重要的用户指标。学习部分的开发考虑到了票务系统和错误问题,以及与上个月的稳定发展和比较。由于颜色编码清楚地表明是否存在问题(绿色表示积极的发展,而红色表示指标需要注意),因此CTO可以评估情况并更深入地挖掘某些指标的操作级别。

在右侧,内部区域提供有关内部流程的指标,以及团队如何管理故障、维修、可用性、停机时间和估计准确性之间的时间。在这种情况下,您可以看到某些事项需要调整,以将维修和故障保持在最低限度。

此管理月度 IT 报告模板的底部演示了财务和客户相关指标,例如 IT 费用百分比、每位员工、服务费用、业务系统使用情况和净推荐值。这些关键绩效指标显示了财务绩效与客户是否对所提供的服务感到满意之间的关系。如果这些指标中的任何一个以负面方式发生变化,首席技术官必须调查原因,因为它会直接影响业务。此仪表板也可以用作CIO报告模板,重点是根据需要进行调整,让BI仪表板软件完成艰苦的工作。

5. 网络安全仪表板

最后但并非最不重要的一点是,在我们的信息技术报告样本列表中,我们来到了我们的网络安全仪表板。考虑到网络安全漏洞每年给全球经济造成数万亿美元的损失,加强您的业务免受潜在漏洞或攻击至关重要。

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这个重要的 IT 报告模板具有凝聚力和高度可视化,配备了大量指标,旨在跟踪和监控大量违规行为,以及内部响应或解决时间。

通过定期使用此BI报告工具,您将生动地了解公司当前的网络安全预防流程,同时更好地了解所有潜在的威胁来源。

例如,如果您发现网络钓鱼尝试随着时间的推移而增加,您可以制定有针对性的策略,以提供全面的员工培训,同时加强接触点,包括您的客户查询中心或电子邮件收件箱。

此动态仪表板提供您所需的一切:

  • 跟踪和基准测试您的整体网络安全评级
  • 掌握整个企业中网络入侵发生的频率
  • 了解如何始终如一地快速全面检测潜在违规行为
  • 了解备份和保护敏感公司数据的频率
  • 监控、衡量和提高网络钓鱼测试成功率

这个知识大熔炉将为您提供所需的洞察力,在潜在威胁造成组织破坏之前将其扼杀在萌芽状态,同时优化企业违规预防计划的各个方面。这是当今高度互联的数字时代必不可少的 IT 报告格式。

在本文的下一部分中,我们将重点介绍最佳做法,以便您可以自己开始生成报表。

IT 报告中的最佳实践

为避免淹没在数据中并失去对真正重要事物的关注,您需要在开始 IT 报告之旅之前问自己以下问题:

  • 我的 IT 报告工作针对谁?
  • 什么样的指标对我的受众很重要?
  • 本报告背后的战略是什么:典型的日常管理活动还是以目标为导向的对当前形势(资产、资源等)的战略评估?

一旦您采取措施了解您的核心部门目标和总体策略,并考虑了您的受众,您就可以开始创建您的报告。以下是要考虑的最佳做法:

1. 选择正确的 KPI:在创建有效的 IT 管理报告时,为工作选择最佳的关键绩效指标至关重要。如果您已经考虑了您的部门目标、目的和目标以及您的受众,那么做出正确的选择应该相对简单。报告 KPI 的数字数据仪表板是交互式和可视化的,通过使用与您的目标一致的指标,您将确保在稳定的基础上构建 IT 报告示例。

2. 避免重复:在收集重要指标时,很可能设置了广泛的数据库,以根据基于 IT 的活动的不同方面收集信息。最佳做法是使所有内容尽可能简单,不要过多地重复数据,即使重叠似乎不可避免。当数据的变化和数量增加时,复杂性、所需的努力和普遍的挫败感也会增加。

3. 质量胜于数量:数据质量是报告的重要组成部分,尤其是在 IT 方面。报告的结果是重要的战略决策,因此不应基于虚假或失败的信息。让数据质量管理成为报告过程中的当务之急,并尽早发现数据质量问题。

4. 与团队合作:与您的团队合作至关重要。共同撰写一份报告将比只有一个大脑在上面带来更多。传达您的发现,看看他们分析并从分析中挖掘出的内容。在自助式BI的帮助下,它很容易实现,并且几个人可以访问相同的知识和工作来源。

5. 利用模板: 当您构建流程并与他人协作时,您绝对可以利用预先构建的模板,这将使您的报告创建更加轻松快捷。有一些解决方案提供了许多模板,您可以轻松选择一个,根据您的参数和指标进行调整,仪表板就完成了。这也将帮助您加快报告流程,特别是如果您每周或每月自动化和交付报告。这就引出了我们的下一点。

6. 尽可能自动化:最后但并非最不重要的一点是,自动化在我们残酷的环境中变得越来越重要。特别是当截止日期有问题并且项目需要按时交付时,尽可能多地自动化变得至关重要。在这种情况下,正如我们提到的,整个组织可以从在特殊工作日或月份交付报告中受益,这些报告完全自动化了既定的运营指标或战略指标。

7. 在多个设备上共享:与我们的协作点类似,通过多个设备共享也很重要,因为事情可能会在几秒钟内出错,如果您不坐在台式计算机上,项目或任何与 IT 相关的任务可能会严重出错。因此,在移动设备或平板电脑等多种设备上访问您的报告有助于避免出现问题,并使您能够立即回答可能出现的任何问题。

8. 保持合规:随着我们迁移到日益数字化的存在,有关数据保护的规则和法规变得越来越严格。作为一家现代企业,保持合规至关重要。这就是为什么在 IT 方面,不应不遗余力地处理部门工作。通过使用合规性仪表板,您将始终站在繁文缛节的右侧,在此过程中保持组织的完整性。这些强大的 IT 报告将提供您所需的方法,以根据 GDPA 和 CCPA 等法规简化和保护您的信息收集工作。

9. 实时数据:另一个 IT 报告最佳实践是使用实时见解。除了使用具有历史和预测指标的 IT 部门报告模板外,跟踪您最重要活动中的实时或即时信息对于保持响应和有效至关重要。通过监控实时趋势和模式,您将改善决策,同时在任何潜在问题滚雪球之前阻止它们。从本质上讲,使用实时视觉效果为您的部门带来优势将帮助您准确监控系统运行状况,并保持整个组织的安全、可靠、有凝聚力和沟通。

10. 情报警报和警报:设置自动实时数据警报将确保您永远不会错过 IT 指标中的任何异常情况(这将为您提供控制任何情况、任何时间和地点所需的方法)。通过智能警报和警报,您可以根据特定的组织需求设置参数。例如,您可以设置一个网络漏洞警报,当您的系统标记网络攻击尝试激增时,该警报将激活。一旦触发警报或警报,您就可以立即了解问题的核心,同时制定策略以改进内部网络漏洞预防工作。

11. 使用交互式筛选器:为了使您的 IT 信息更易于访问和浏览,应用交互式仪表板筛选器是前进的方向。使用向下钻取和钻取筛选器将帮助您在必要时切入信息追逐。应用交互式过滤器将帮助您磨练非常具体的信息口袋或信息驱动的趋势,并最终提供更一致的服务,同时显着改善您的战略决策。

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要避免的 IT 报告错误

现在,您已经掌握了 IT 问题报告和仪表板分析最佳实践,我们将探讨您应该不惜一切代价避免的错误。避开这些常见错误,您将确保全面持续的成功。

  • 不清理数据

作为 IT 部门,您将可以访问几乎无限的信息流。但是,如果不清理和整理这些大量数据,您就不太可能获得任何有用的见解。为了在管理持续不断的帮助台工单的同时无缝、安全地运营,分析高质量、相关的见解至关重要。

许多 IT 决策者在使用仪表板工具时未能检查其信息来源,并陷入草率、位置不佳的错误信息的兔子洞。为避免浪费资源或处理大量数据,甚至可能损害您的决策,在将任何内容合并到报告中之前,您必须努力清理原始信息并省略所有多余的见解或来源。

  • 不创建备份

现代另一个常见(也是相当具有破坏性的)IT分析错误是忽视了创建信息备份的重要性。如果您不备份每一条相关信息,您可能会丢失它。丢失信息或战略信息的影响可能很大,无数的部门资源或金钱被浪费在将部门的信息计划拉回原点上。考虑到这一点,您必须将备份资产和任何信息或见解作为日常职责或实践的固有部分。

  • 不依赖云环境

如果不挖掘云的潜力,您将限制您作为 IT 部门的潜力。在基于云的环境中工作将确保每个人都可以随时更好地访问所需的基本仪表板、指标和见解。此外,您的资产将保持安全、可靠和合规。

基于云的环境也更具响应性,让您在执行分析任务和战略活动时具有更大的灵活性。相反,忽略云将使你的组织容易受到攻击,同时会严重影响你的服务水平和整体效率。

  • 不紧跟 IT 趋势

在基于报告的计划方面,IT 操作员犯的另一个大错误是未能掌握脉搏。如果你不注意跟随你所在行业的最新分析风格趋势,你就会落后,业务也会受到影响。紧跟趋势,使您能够在不断变化的环境中前进,同时让您的 IT 战略的每一个口袋都为成功做好准备。

  • 缩小您的范围

虽然清理、整理和裁剪您的信息是 100% 必要的,但同样值得注意的是,只使用一小部分见解是一个错误。在 IT 部门,处理多个盘子是工作的重要组成部分。也就是说,如果您只使用问题仪表板见解或项目管理见解,该部门将开始受到影响(您将在一个领域蓬勃发展,而在另一个领域受苦)。

但是,通过从偏移中清除您的见解并使用平衡的见解组合(例如我们的五个 IT 支持报告模板示例中涵盖的见解),您将保持平衡、凝聚力和有效的 24/7。

在本文的下一部分,我们将重点介绍实际用例,在这些用例中,专业人员可以利用报告 IT 指标的强大功能。

仪表板和IT报告的实际应用

继我们的实际 IT 报告示例之后,我们将根据不同的组织需求探索现代仪表板报告的一些实际用例。虽然并非所有这些示例都与IT直接相关,但它们有助于展示报告软件的价值,该软件旨在帮助企业从最宝贵的技术数据中获取最大价值:

a) 管理:无论您的行业或部门如何,如果您是高级员工,您都需要与其他经理和高管就顶级业务计划进行沟通。也就是说,如果您已经发现了需要修复的反复出现的 IT 问题,或者正在寻求开发新的技术计划以在整个组织中推广,则需要在跨部门会议上清楚地传达这些目标。技术报告模板将帮助您做到这一点,并遵守管理报告最佳实践。

b) SaaS:如果您的企业提供、开发或使用软件即服务平台,动态SaaS 仪表板(类似于 IT 报告工具)将帮助您最大限度地发挥最有价值的数据的影响,其中一些可用于增强您的技术支持计划。SaaS 企业的目标是在市场上建立他们的 IT 解决方案,增加客户群和忠诚度,并产生利润。为了能够做到这一点,需要全面的报告,而仪表板可以提供帮助。

c) 电视仪表板:通过获取您的技术支持报告模板数据并将其显示为电视仪表板,您将能够让部门内的每个人都实时访问重要信息。此外,通过在整个组织中战略性地定位电视仪表板,您将能够提高透明度,并为企业内的每个人提供更好地完成工作所需的信息。

d) 网络安全:如果您正在查看 IT 部门的月度报告样本,这些 IT 报告工具之一应该专注于网络安全。在数字时代,未能加强您的业务以抵御网络犯罪的威胁就像让您的前门敞开一样。通过将最有价值的网络犯罪相关指标整合到一个可视化仪表板中,您可以提供更安全、更快捷、更有保障的帮助台服务。即时分析将提供有关潜在威胁的警报,以便您可以立即找到源头并将任何潜在问题扼杀在萌芽状态。全面了解基于 IT 的网络预防指标还将使您能够根据特定的网络安全趋势或模式改进和更新流程。

e) 远程工作:在远程工作的概念在各行各业变得司空见惯的时代,使用正确的信息可以为压力很大的 IT 部门提供资产,使这种最完整的基础设施成为可能。如今,专业人士希望企业提供远程工作经验和机会,因此正确处理对于吸引和留住合适的新员工至关重要。借助动态 IT 服务报告模板,可以为大规模远程工作设置以及视频会议、项目管理软件和员工聊天室(以及许多其他应用程序)设置实用的系统和策略。

“大数据是当今所有大趋势的基础,从社交到移动,从云到游戏。”

当您谈论动态数字报告的强大功能和多功能性时,上面提到的五个应用程序只是冰山一角。我们在这里介绍的每个 IT 报告示例都为现代 IT 部门提供了巨大的价值,这些部门希望在面对不断变化的情况下实现持续和一致的增长。

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现代 IT 报告的关键要点

无论您是使用 IT 部门月度报告样本、每周样本还是任何其他级别的报告,您都将无休止地提高您的业务绩效。您的 IT 部门几乎是任何组织的关键。提高信息技术性能的效率、智能和响应能力,其余的将随之而来。

很明显,要使您的 IT 部门发挥最佳能力,您需要访问远远超过基本指标和见解的工具和信息。交互式现代报告是前进的方向。移动、敏捷、强大、可定制且高度可视化的现代技术报告将帮助您轻松解决问题,改善部门结构,并以合理的信心做出最重要的每日、每周和每月决策。

为您的最终用户提供有价值且不折不扣的 IT 帮助将决定整个 IT 生态系统的成功和持续性能。为了高效地管理各个方面,您必须使用正确的工具并遵循最佳实践。通过了解创建有效报告所需的工作并深入了解此类工具提供的丰富功能,您将使您的 IT 部门势不可挡,在此过程中加速整个业务的成功。

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