如何用DataFocus对Excel表中数据进行汇总?

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如何用DataFocus对Excel表中数据进行汇总?

前面的文章中，我们了解到如何将Excel数据表导入到DataFocus系统中，并对数据进行整理加工以及简单的图表制作。接下来，我们开始数据分析的讲解，即用DataFocus系统对Excel表进行数据分析。

一、数据的搜索分析

在使用DataFocus系统进行数据分析之前，我们需要先了解系统中进行“数据分析”的位置和操作方式。

登录系统并将Excel数据表导入和整理后，进入搜索功能模块进行搜索式数据分析。首先需进行数据源表的选择。

点击搜索功能模块页面左上角的“选择数据”按钮，进入“选择数据源”界面选择数据源表。可选择一个数据表，或者选择多个已经创建过关联关系的数据表，并且可以跨种类数据源选择。点击确定后，被选中的表就会显示在页面左侧。

1.2 搜索式分析

选择数据源表后，对数据进行搜索式分析。搜索数据的方式有两种：

A、双击页面左侧数据表下的列名进行搜索，搜索框内会显示选择的列名，搜索的结果会显示在页面中间空白部分；

B、直接在搜索框里输入想要搜索的内容，例如输入：按订单日期计算的销售金额的月增长率，DataFocus会根据搜索条件返回结果。

DataFocus搜索基于数据表，所以在搜索框里可以输入任何相关的单词进行搜索，如列名称、关键词、同义词、列中值。

分类汇总，对同一类别的记录进行合计或小计。在数据分析过程中，得到相关统计结果是一项比较重要的内容。在进行分类汇总前先要确定想得到哪方面的统计结果，然后有针对性地搜索目标字段，并进行分类汇总。

对表中列信息进行简单汇总，可直接采用搜索的方式实现。例如，想统计出各子类别产品的销售额。直接搜索“产品子类别”“销售金额”，系统会显示出数据表中各子类别产品的总销售金额。

图表2. 1 各子类别产品销售额

在对数值列进行搜索时，系统会默认以“总和”的方式聚合。若更改数据的汇总计算，可直接在列名后输入文字或根据提示选择汇总计算方式，例如平均值、最大值、方差、标准差、计数等等。

图表2. 2 更改聚合方式

数据透视表是一种交互式的报表，可以动态改变版面布置。当需要统计很多记录时，使用数据透视表就很有必要了。

例如统计2019年每季度各子类别产品的销售金额、销售数量，并对各子类别的数据进行合计。

在搜索框中输入所需数据列的名称：“产品子类别”、“产品名称”、“销售数量”、“销售金额”，并使用关键词进行日期的筛选。在“图形转换”中选择数据透视表，直接拖动表中列名使数据按需要的形式展现。

如图所示，可直接看到2019年各季度各产品子类别的总销售金额和总销售数量，并可对子类别下的各产品的销售金额和销售数量进行详细查看。

图表2. 3 数据透视表

若需查看列中明细的各类统计情况，则需要使用筛选关键词或图表中的筛选功能来实现。

例如，查看属于“坚果”子类别、总销售金额大于50000的产品以及销售金额。则在系统搜索框中，输入筛选条件“产品子类别包含’坚果’”“销售金额的总和大于50000”，并输入所列“销售金额”、“产品名称”。

图表2. 4 数据筛选

对于数据的计算，除了上面提到的“大于”、“总和”、“最大值”等关键词的使用，也可以使用系统支持的公式。较为复杂的计算，甚至结果的嵌套，都能通过公式得以实现。

图表2. 5 公式

DataFocus系统中的公式，包括聚合公式、分析公式、日期公式、混合函数、数字函数、逻辑操作符、文本操作函数等等，使用简单但多样。在今后的文章中，再为大家详细介绍如何使用DataFocus系统公式，对Excel数据表中数据进行计算与查看。